Förbättrat samarbete
Valmets affärsområde Cellulosa och Energi har länge haft hyreslokaler på olika platser runt om i Tammerfors. Man beslöt att koncentrera verksamheterna till den största fastigheten belägen på Lentokentänkatu. Totalt flyttade 190 medarbetare dit från de andra fastigheterna. Nu arbetar sammanlagt cirka 1 200 personer i fastigheten. "Genom noggrann planering lyckades vi minimera störningarna till 1–2 arbetsdagar per anställd. Under de här dagarna arbetade de hemifrån eller i tillfälliga lokaler. Under hela projektet arbetade samma arbetslteam från Martela hos oss så resurserna kunde smidigt flyttas dit de bäst behövdes”, berättar Ville Virtanen, platsansvarig på Martela.
Lokalerna hade inte något större renoveringsbehov, däremot gjordes fastighetens matsal om och serveringslinjen förändrades, vilket förbättrade rummets akustik betydligt. Lokalen passar nu även för personalevenemang.
Deltagande stöttar förändringsledning
Arbetsmiljöförändringen inleddes med en arbetsmiljöundersökning för att få en mer detaljerad bild av de anställdas behov och dagliga arbetsuppgifter.
Den arbetsmiljörapport som baserades på arbetsmiljöundersökningen drog upp riktlinjer för förändringen och för att lokalerna ska kunna utvecklas kontinuerligt.
Förändringsledning, kommunikation vid rätt tidpunkt och att engagera personalen var centrala delar i genomförandet av projektet. Särskild vikt lades på den interna kommunikationen och hänsyn togs också till de chefer som arbetade utomlands. Det ettåriga projektet schemalades noggrant, hänsyn togs till perioder med hög arbetsbelastning och övriga specialbehov. Detta hade en positiv inverkan på personalens inställning.
Tack vare projektet kunde Valmet flytta in i ett aktivitetsbaserat kontor skräddarsytt för dem. Arbetsmiljöförändringen förbättrade påtagligt företagets interna kommunikation och samarbetet mellan olika avdelningar. Behovet av förflyttning mellan olika kontor minskade vilket förbättrade tidsplanering och sänkte kostnaderna. De nya lokalerna uppmuntrar till spontana möten, face-to- face-kommunikation och samordnar den gemensamma företagskulturen då alla är samlade i samma fastighet. Nu finns det ändamålsenliga lokaler för olika arbetsuppgifter och möjlighet att samtala utan att störa andra.
Hållbarhet i fokus
Martela inventerade befintliga möbler som användes av de cirka 600 anställda i fyra olika fastigheter. Under inredningsarbetet tog man hänsyn till möblerna och allt som ansågs överflödigt återvanns bl.a. i Martela Outlet eller skänktes till personal, idrottsföreningar och andra ideella aktörer.
Valet av Martela som samarbetspartner baserades på tidigare erfarenheter och kvalitet liksom platsansvariges, inredarens och den kundansvarigas viktiga roller i förändringsarbetet. Valmets projektassistent kommenterade förändringen med orden: ”Alla i installationsteamet var så härliga och kundorienterade, de var trevliga och vänliga och skötte allting. De kunde sätta sig in i vår situation. Situationer förändras ständigt, man kan inte planera allt fullt ut, man måste också kunna improvisera.”
