Aktivitetsbaserade kontor stöder gemensam arbetskultur
HRT:s lokaler i Böle i Helsingfors var typiska 80-tals lokaler: många små rum, men det fanns inga lokaler för samarbete och innovationer. Rummen låg utspridda på fyra våningar och arbetet var åtskilt. Dessutom låg lokalerna för biljettkontrollörerna på huvudjärnvägsstationen. Som mål sattes nu ett flexibelt aktivitetsbaserat kontor som betjänar hela organisationen under ett och samma tak.
Projektet startades med en visionsworkshop för ledningen, där framtidens mål och utrymmesbehov fastställdes. För personalen arrangerades sex stycken implementeringsworkshoppar. I dem granskade man olika arbetsuppgifter och funderade över vilken typ av lokaler som vore lämpligast. Alla fick även delta i valet av inredning: Martela designade tre olika visuella uttryck för lokalerna, och av dessa röstade personalen fram sin favorit.
Den nya lokalen omfattade lämpliga lokaler för 250 anställda på två våningar, med sammanlagt 3 400 kvadratmeter. På den nedersta våningen ligger dessutom personalrum och arbetslokaler för produkttester. Martelas plan baserades på lösningar som stödjer aktivitetsbaserade kontor och personliga skåp och arbetsrelaterade förvaringslösningar köptes in till kontoret. Personalen önskade sig också separata utrymmen med möjlighet för koncentration och distansmöten.
”Det nya caféet designades inte heller bara som ett lunchställe. När den kombineras med den intilliggande lokalen för workshoppar, skapas vid behov ett stort utrymme exempelvis för gemensamma evenemang för hela personalen”, beskriver Tiina Myller, inredningsdesigner på Martela.
”Lokalens storlek minskade men kvaliteten ökade. Behovet var att i större utsträckning stödja samutveckling och möten vilket ofta är den viktigaste anledningen att man kommer till arbetet. Det blev ändå mycket utrymme även för individuellt arbete", berättar Miia Leppänen, arbetsplatskonsult på Martela.
Hållbar servicemodell stöder strategin
Underhållet av HRT:s lokaler baseras på Martelas modell Arbetsplatsen som en tjänst. Grunden för servicemodellen är en flexibel uthyrningstjänst för möbler, vilken anpassar sig efter förändringar i arbetslokalerna. Kunden betalar en månadskostnad endast för det som används. Servicemodellen baseras på cirkulär ekonomi, det vill säga möblerna tillverkas för att hålla för tid och förbrukning. Överflödiga möbler återvinns och restaureras för nya användare och kläs vid behov om på nytt.
”Lokalerna utvecklas alltid hållbart genom att gammalt och nytt kombineras. Detta medför även betydande kostnadsbesparingar. Den flexibla uthyrningstjänsten underlättar hanteringen av helheten med ett öga på framtiden”, berättar Eerikki Mikkola, som ansvarar för Martelas utformning av tjänster.
HRT vill vara en ansvarsfull aktör inom kollektivtrafiken och målet är att Helsingforsregionens trafik ska vara helt utsläppsfri år 2035.
”Även verksamheten på vårt kontor är en viktig del av vår hållbarhet. Den nya servicemodellen passar väl in eftersom livscykeln för möbler är mycket vettigare i en hyrtjänst än för möbler som köps in”, säger Antti-Pekka Röntynen, tf. resultatområdeschef på HRT.
En positivare arbetsgivarimage
Redan under den första hösten har fördelarna med renoveringen tydligt framkommit: särskilt möten har förverkligats på det sätt man önskat. Ett trivsamt kontor som betjänar sina användare är ändå mycket mer än “bara” möbler och arbetslokaler.
”Lokalerna har en överraskande stor betydelse, fördelarna i anpassning och möten är betydande. Exempelvis låg en egen kaffevrå på varje våning tidigare, nu möts personalen under dagen i det trivsamma HRT Caféet, där man även kan arbeta och träffa kollegor. Förändringen har haft en väldigt stor inverkan på arbetsgivarimagen”, tackar Röntynen.
