2.6.2020
Arbetsplatsutveckling

Undandagssituationen påskyndar arbetsplatsutvecklingen

Många företag funderar över hur medarbetarna kan återvända till arbetsplatsen på ett säkert sätt. Hur kommer vi att arbeta i fortsättningen och hurdana lokaler krävs för ett säkert arbete?

Martela har genomfört en egen analys över vad som behöver uppmärksammas i arbetsmiljön, när den här omfattande distansarbetsfasen upphör.

”Nu har vi distansarbetat under flera månader och många saknar smidigt samarbete och möten på arbetsplatsen. Värdet i det moderna arbetet ligger i samarbete och möten. Fastän koncentrationskrävande arbete kan fungera utmärkt hemma, saknar vi att få arbeta tillsammans”, konstaterar Eeva Terävä, chef för arbetsplatsutvecklingsteamet på Martela.

Enligt den enkätundersökning som Eurofound genomfört, började över en tredjedel av respondenterna inom EU-länderna att arbeta på distans på grund av pandemin. Mest distansarbete utfördes i Norden och i Benelux-länderna. I Finland distansarbetade exempelvis nästan 60 % av arbetstagarna. I Danmark, Holland och Belgien uppgick antalet till över 50 %, i Sverige till över 40 %.

Efter den här distansarbetsvågen måste samhället nu gradvis börja öppnas upp. Många företag funderar nu på om det krävs större utrymmen när medarbetarna återvänder till kontoret. Borde medarbetarna återigen ha nya arbetsrum, eller ska man återgå till de senaste årtiondenas öppna kontorslandskap där medarbetarna skildes åt med skärmar.

”I en kris bör man inte ta förhastade slutsatser och vrida utvecklingen bakåt. Coronapandemin påskyndar förändringen i vårt arbetssätt, där kontoret bara är en av många platser där vi arbetar. För en del kommer distansarbetet att öka permanent. Arbetsplatserna måste kunna erbjuda ytor som är lämpliga för olika typer av uppgifter. Distansarbetet har visat att utrymmen för framförallt samarbete verkligen behövs”, säger Terävä.

Arbetsplatsuveckling efter pandemin

Framtiden är hybrid: gör inte en tidsresa till det föflutna

Martela förutspår att framtidens arbetsliv kommer att bygga på hybridarbete. Det innebär att organisationerna även i framtiden kan göra sig av med onödiga kvadratmeter och fokusera på att ge medarbetarna precis sådana arbetsytor som de behöver – både hemma och på arbetsplatsen.

”Under krisen har hemmet fungerat som en tillfällig lokal och hemmets roll som arbetsplats har ökat drastiskt. Många företag har hjälpt medarbetarna med ergonomiska arbetsstationer till hemmet. På längre sikt betalar sig en investering i ergonomi även på hemmakontoret. När arbetseffektivitet och trivsel ökar och sjukfrånvaro på grund av dålig ergonomi minskar, betalas en investering i ergonomi även på hemmakontoret tillbaka på lång sikt”, konstaterar Terävä.

Martela har modellerat förändringen med tre olika tidsintervall: kort, medellångt och långt. Martela rekommenderar att på kort sikt skydda sig från smittan exempelvis genom att öka avståndet mellan arbetsstationerna. På längre sikt öppnar pandemin upp för möjligheten att helt på nytt se över hur arbetet organiseras.

I fortsättningen konkurrerar kontoret allt oftare som en arbetsplats jämte hemmet.

"Det lönar sig inte att skapa en arbetsstation för var och en på kontoret, utan ytan som frigörs kan istället användas för att öka trivseln och möten. I den nya världen måste arbetsmiljön designas extra noggrant, så att det blir både trivsamt och effektivt att arbeta där”, säger Terävä.

I en situation som är svår att förutspå kan ett företags lokalbehov förändras väldigt snabbt. Istället för att köpa in möbler, kan kontoret möbleras med en smidig servicemodell baserat på en månadskostnad. Kontorets användning kan följas upp med sensorer, som avslöjar vilka utrymmen som är överflödiga samt vilka som används mest.

“Mätningen av kontoret avslöjar hur medarbetarna verkligen använder lokalerna och vad som skulle behöva förändras. När man kombinerar mätningen med en flexibel servicemodell, kan kontoret optimeras snabbt. Med hjälp av sensorerna kan medarbetarna även välja en arbetsstation där ingen har suttit på ett tag. Det blir då också en fråga om arbetssäkerhet, för det minskar risken för ytsmitta”, konstaterar Terävä.

En säker arbetsmiljö från Martela

Kontoret skiljer på arbete och fritid

Martela har med en öppen enkätundersökning granskat hur distansarbetet har fungerat och under vilka förhållanden det har genomförts. Det fungerar bra att koncentrera sig hemma, men det är svårare att samarbeta än förut. Det finns även brister i arbetsergonomin.

Kontoren behövs emellertid, så att människor återigen kan skilja arbete och fritid ifrån varandra. En fjärdedel av respondenterna tar inga pauser överhuvudtaget, utan kör på i en och samma sittning från morgon till kväll. ”Hemma är hemma, det kan inte fungera som en tillfällig lokal för evigt. Förändringen har tydligt lyft fram det positiva med samarbete och många väntar redan ivrigt på att få komma tillbaka till kontoret”, säger Terävä.

Tilläggsuppgifter:
Eeva Terävä, Head of Workplace Development, Martela Oyj
eeva.terava@martela.com
+358 10 3455 178