Blogg: Mikko Mäkelä, VP, Innovation to Market, Martela
Traditionellt sett tänker man på arbetsplatsen som en plats där man arbetar, men medarbetarnas trivsel och välbefinnande blir allt viktigare värden vid planering av kontorslokaler.
Medarbetarnas upplevelse är oerhört viktig och är starkt kopplad till kundupplevelsen som är vår tids viktigaste konkurrensfaktor. Ur ledningsgruppens perspektiv är det emellertid också viktigt att se arbetsmiljön ur en annan aspekt som kan erbjuda mätbara fördelar för verksamheten.
Fastän arbetsmiljön utgör den näst största utgiftsposten i många organisationer går man konstigt nog ofta på magkänsla när beslut ska tas om den. Hur underligt det än låter så här i vår digitala tidsålder, är det vanligaste problemet faktiskt bristen på data.
Med handen på hjärtat, vet du hur effektivt ni använder era kontorslokaler?
En liten tröst är att många andra inte heller har tillräckligt med information om detta. Undersökningsbolaget Leesmans globala arbetsplatsrapport, The Next 250K, visar tydligt att organisationer runt om i världen inte vet hur de bäst ska utnyttja möjligheterna med arbetsmiljöer.
Enligt Leesman undervärderas arbetsmiljöns effekter kraftigt. Detta får seriösa konsekvenser: endast 57 % av anställda globalt anser att deras arbetsmiljö stöttar deras arbetsinsatser produktivt.
Data är vår vän. Mät, lär och förbättra!
När arbetsmiljörelaterade frågor hanteras i ledningsgrupper är det viktigt att man använder sig av ett helhetstänk. Ett livscykelbaserat tänkande gör det lättare att utvidga uppmärksamheten från beslut som tas i planeringsstadiet till att omfatta en kontinuerlig utveckling av arbetsplatsen.
För att lokalerna ska stötta de eftersträvade arbetsmodellerna och för att man ska få ut mesta möjliga av investeringarna, måste man vara öppen för att lära sig nya saker. Mätning och utveckling gör det möjligt att optimera såväl produktivitet som kostnader genom hela arbetsplatsens livscykel.
Man kan samla in data som stöd för inlärning på många olika sätt. Nyttjandegrader i olika typer av lokaler kan mätas med hjälp av sensorer, antingen kontinuerligt eller med bestämda tidsintervaller under återkommande mätningsperioder. Genom observationsmätningar och intervjuer kan man följa hur lokalerna används samt genom exempelvis indikatorer med anknytning till arbetsro, produktivitet och välbefinnande.
- Flest överraskningar och förändringsbehov återfinns vanligtvis i mötesrum. Om det oftast bara är en person i rummen, finns det förmodligen inte utrymme på arbetsplatsen för telefon- och onlinekonferenser eller för fokuserat individarbete. Om mötesrummen ofta är reserverade för interna möten kommer det att behövas fler utrymmen för grupparbeten.
- Det är viktigt att följa upp hur mycket de olika ytorna används på arbetsplatsen. Om något område inte används så mycket medan ett annat ständigt är upptaget kan man genomföra förändringar för att uppnå bättre balans och på sätt få nöjdare medarbetare och smidigare arbetsdagar. Varje onödig arbetsstation utgör en extra kostnad och att behöva leta efter en lämplig lokal är slöseri med effektiv arbetstid.
- Tydliga spelregler är avgörande för aktivitetsbaserade kontor. Genom att följa upp hur lokalerna används får man återkoppling om hur väl man följer de arbetsrutiner som bestämts. Om man exempelvis håller snabba möten i de tysta zonerna eller om medarbetarna börjar reservera de arbetsstationer som är avsedda för alla, kan man rätta till situationen genom att gå igenom spelreglerna tillsammans. Genom att snabbt åtgärda saker ser man till att ingen tid slösas på situationer som enkelt kan undvikas.
Livcykeltänk istället för slit- och slängmentalitet
Inte ens de bästa arbetsplatserna håller sig optimala år efter år när både behov och arbetssätt förändras. Därför är det bra att tänka på planeringslösningar som dynamiska ledarskapsverktyg: arbetsmiljön kan användas för att guida organisationen i den eftersträvade förändringsriktningen.
Man bör relatera till arbetsmiljöplanering på samma sätt som till andra förändringar: noggranna förberedelser och målinriktat ledarskap är viktiga framgångsfaktorer. Det är verkligen viktigt att komma ihåg att det inte är fråga om ett engångsprojekt utan en kontinuerlig utvecklingsprocess. Med slit- och slängmetoden får man ingen användning för vad man lärt sig.
Aktivitetsbaserade kontor minskar omedelbart utrymmesbehovet jämfört med traditionella kontor, vanligtvis mellan 10–40 %. När användningen av arbetsplatsen mäts och optimeras under hela livscykeln, sänks lokal-, möbel- och energikostnaderna samtidigt som medarbetarnas tillfredsställelse, välbefinnande och produktivitet ökar.
Läs Kati Tammilehtos blogg om hur PwC utvecklar sina kontorslokaler.
Kolla in vårt nya white paper.
