Få kontoret i balanse

Det ser ut til at hjemmekontoret er blitt kontorets faste partner. Kontorets rolle og hvordan vi bruker lokalene har sannsynligvis endret seg for alltid. Men hvordan kan vi skape en ny balanse? I vårt forrige blogginnlegg snakket vi om hvordan man kan balansere arbeidsuken.

Nå lurer vi på: hvordan kontoret vil tilpasse seg etter denne endringen?

1. Identifiser kontorets rolle: Tidligere var kontoret et sted hvor man samlet seg for å gjøre alle typer arbeidsoppgavenr men vanligvis er mesteparten av lokalene forbeholdt individuelt arbeid, altså personlige arbeidsstasjoner. Hvis og når vi fortsetter å jobbe hjemmefra, er det sannsynligvis nettopp disse individuelle arbeidsoppgavene som kommer til å gjøres hjemmefra. Hvor mye plass skal det reserveres til individuelt arbeid i fremtiden? Dette påvirkes av: hvilken praksis for hjemmekontor arbeidsgiver legger til rette for, og hvor stor andel individuelt arbeid som kan og vil utføres på hjemmekontor, organisasjonskultur og og i hvilken grad de ansatte er motivert for fleksibel bruk av arbeidslokalene.
2. Riktig balanse: Det bør fortsatt være mulig å utføre alle typerarbeidsoppgaver på kontoret. Oppgavene kan grovt deles inn i fokusert individuelt arbeid, kreativt samarbeid – for eksempel workshops og prosjektarbeid, eksterne og interne møter og spontane møter og samtaler med kollegaer.
   
   På mange kontorer ble arbeidsstasjonene lite brukt allerede før vi ble anbefalt å jobbe fra hjemmekontor – i gjennomsnitt har nesten halvparten av arbeidsstasjonene vært ubrukte (Rapal Optimaze Workplace Review 2020). Hvis vi fortsettere å jobbe fra hjemmekontor 2–3 dager i uken, kommer kontorene til å ha for mye plass dedikert til individuelt arbeid. Mange kontorer hadde for lite plass til samarbeid og interaksjon allerede før pandemien. Dersom vi skal komme på kontoret spesifikt for å jobbe med kollegene våre, må vi revurdere hvordan  kontorarealene skal fordeles.
   
   Tilby: Lag små, umiddelbart distribuerbare uttaksmoduler eller forhandlingsmoduler for én-til-én, hurtig og ekstern retur. Ha til et koselig og varmt møtested for tilfeldige møter nær inngangen. Gjør det åpne rommet koselig og allsidig, hvor alle kan finne et hjørne som passer til bruken deres. Pass på at det er nok forhandlingsrom som er koselige og støtter ekstern samhandling.
   
   Gi opp: Frigjør personlige arbeidsrom for felles bruk hvis de sjeldent blir brukt. Reduser mengden arbeidsstasjoner i det åpne rommet og gi opp faste plasser hvis de ansatte fortsetter å jobbe delvis hjemmefra. Ikke sett de ansatte i båser basert på organisasjonsstruktur. Med andre ord, gjør plassen til et fleksibelt aktivitetsbasert kontor, men pass på at det finnes forskjellige rom og steder man kan rekke seg tilbake for å jobbe i fred.
3. Dra nytte av potensialet i arbeidsmiljøet: Selv om vi ikke tenker over det, påvirker lokalene aktivitetene og organisasjonskulturen. Koselige rom tiltrekker folk og kan gjøre det enklere å samarbeide. De kan også gi inntrykk av hierarkier og begrense muligheter. Ledelsen setter også et eksempel når det gjelder endringer i lokalet og kan vise vei. I tillegg kan du styrke det positive arbeidsgiverbildet og støtte merkevaren.
4. Prøv uten å måtte binde deg til en engangsinvestering: I dag er også arbeidsmiljøer tilgjengelige som fleksible tjenester. Så ta en ny vurdering av plassbruken og hvor mye det koster deg, og hvis du finner en ubalanse, gi endringen en sjanse. Prøv og utvikle deg fremover, også her, ikke vær redd for å gjøre feil og stritt ikke imot. Finn pålitelige partnere hvis dette er nytt for deg.