Vierasblogi: Kati Tammilehto, Chief Operating Officer, PwC
Työympäristöön liittyvät päätökset tulee tehdä liiketoimintaperusteisesti. Kun toimitiloja muokataan liiketoiminnan muuttuvien tarpeiden mukaan, tarkoittaa tämä käytännössä jatkuvaa muutosta.
Suuressa konsulttitalossa liiketoiminnan kasvu tapahtuu harvoin tasaisesti kaikissa toiminnoissa. Kasvun tukeminen on meille tärkeää – siksi haluamme huolehtia, että jokaisella toiminnolla on sopivat tilat käytössään. Muutamme työtilojamme jatkuvasti, jotta ne vastaavat kunkin ajan ja työntekijäryhmän tarpeisiin, ja omasta mielestämme olemme tässä myös onnistuneet hyvin.
Täysin uusia tiloja hankitaan harvemmin, olemassa olevia muokataan sitäkin useammin.
Työtapojen muuttuessa myös työympäristöjen on muututtava. Digitalisaatio on muokannut työskentelytapoja voimakkaasti ja vaikuttanut mm. siihen, että asiakastyötä ei enää välttämättä tarvitse tehdä asiakkaan tiloissa, kun asiakkaaseen voidaan olla yhteydessä digitaalisin välinein. Tämä näkyy toimistolla siten, että erilaisia tiimityötiloja tarvitaan entistä enemmän. Toisaalta yksilötyötä tehdään yhä useammin kotona, jolloin tarve itsenäisen työskentelyn tiloille toimistoissa vähenee. Kohtaamisten merkitys puolestaan korostuu, joten sosiaalisuutta tukevia yhteisiä tiloja kaivataan lisää.
Päätöksiä työnteon ja hyvinvoinnin ehdoilla
Haluamme tarjota työntekijöillemme monenlaisia, erilaisiin tarpeisiin sopivia tiloja. Tavoitteemme on, että työntekijät valitsevat paikan aina sen mukaan, mikä ympäristö on paras millekin tekemiselle. Seurauksena saadaan myös paljon spontaaneja kohtaamisia ja uusia yhteyksiä, joiden uskomme tukevan liiketoiminnan kasvua ja kehitystä.
Muutokset toki herättävät aina paljon tunteita. Uusiin työtiloihin ja -tapoihin tottuneet useimmiten pitävät niistä. Toiset taas aprikoivat, kuinka työnteko tulee onnistumaan uudenlaisessa ympäristössä. Meille on todella tärkeää, että ihmisillä on hyvä olla – siksi haluamme tukea työntekijöitämme tässä muutoksessa.
Työympäristö ei saa olla este hyvälle työsuoritukselle, vaan työtilojen tulee tukea työntekijöiden hyvinvointia ja työntekoa.
Oman näkemykseni mukaan toimistoinfraa kannattaa ajatella elävänä kokonaisuutena, jonka pitää pystyä palvelemaan kulloisiakin käyttäjiä. Jos työpisteitä lisätään väkimäärän kasvun myötä, tarvitaan todennäköisesti myös erilaisia kohtaamistiloja lisää. Muuttunut tilanne voi vaatia uuden tarvekartoituksen, jotta työyhteisön todelliset tarpeet saadaan selville.
Samat henkilömäärään linkittyvät vaatimukset koskevat myös muita työpäivään liittyviä palveluita, kuten ruokailumahdollisuuksia. Lisäksi esimerkiksi kulkuyhteyksien on oltava toimivia. Kokonaisuuden on pelattava yhteen – jos yksikin pala ei ole kunnossa, se hiertää varmasti.
Kuuntelemalla oppii enemmän kuin kertomalla
Mittaaminen kertoo rehellisesti, kuinka hyvin työympäristö palvelee erilaisia käyttötarkoituksia. Palautetta kannattaa kerätä sekä määrällisten että laadullisten mittareiden kautta. Meillä on hyviä kokemuksia siitä, että muutosten suunnitteluun osallisiksi pääsevät työntekijät ovat tyytyväisempiä ja aktiivisemmin muutoksen kannalla kuin ne, jotka tuntevat olevansa muutoksen kohteina ilman mahdollisuutta tulla kuulluiksi.
Palaute osoittaa, että osallistamalla työntekijöitä jo suunnitteluvaiheessa, muutoksen toteuttaminen on kaikille positiivisempi kokemus.
Tärkeintä on, ettei viestintä ole yksisuuntaista, vaan aitoa dialogia. Työntekijöille on kerrottava selkeästi, miten he voivat osallistua ympärillä tapahtuvaan muutokseen.
Lue Mikko Mäkelän blogista toimitilojen tehokkaasta käytöstä.
Tutustu myös business whitepaperiimme.
