Blogi: Mikko Mäkelä, VP, Innovation to Market, Martela Oyj
Työympäristöä ajatellaan perinteisesti työn suorittamisen paikkana, mutta henkilöstön viihtyvyys ja hyvinvointi ovat yhä vakiintuneempia arvoja toimistoja suunniteltaessa.
Henkilöstökokemus onkin olennaisen tärkeää, ja sillä on vahva linkki asiakaskokemukseen, aikamme tärkeimpään kilpailuetutekijään. Yritysjohdon näkökulmasta työympäristöä on kuitenkin tärkeää katsoa myös toisesta näkökulmasta: tarjolla on mitattavia hyötyjä liiketoimintaan.
Vaikka toimitilat ovat monessa organisaatiossa toiseksi suurin kuluerä, niitä koskevat päätökset perustuvat kummallisen usein mutu-tason laskelmiin. Niin omituiselta kuin se tällä digitalisaation aikakaudella kuulostaakin, yleisin ongelma on puuttuva data.
Käsi sydämelle: tiedätkö sinä kuinka tehokkaassa käytössä teidän toimitilanne ovat?
Pientä lohtua tuo se, ettei tietoa ole riittävästi vielä monella muullakaan. Tutkimusyhtiö Leesmanin globaalissa The Next 250K -työympäristöraportissa todetaan selkein sanoin, etteivät organisaatiot missään päin maailmaa osaa kunnolla hyödyntää työympäristöjen avaamia mahdollisuuksia.
Leesmanin mukaan työympäristön vaikutusta aliarvioidaan rankasti. Seuraus on raaka: vain 57 % työntekijöistä globaalisti on sitä mieltä, että heidän työympäristönsä tukee tuottavuutta.
Data on ystävä. Mittaa, opi ja paranna!
Kun työympäristöön liittyviä asioita käsitellään johtoryhmissä, olennaista on riittävän pitkälle luotaava ja kokonaisvaltainen ajattelutapa. Elinkaariajattelu auttaa laventamaan huomiota vain suunnitteluvaiheeseen keskittyvistä päätöksistä työympäristön jatkuvaan kehittämiseen.
Jotta toimitilat tukevat tavoiteltuja työnteon malleja ja investoinneista saadaan paras hyöty irti, on jätettävä tilaa oppimiselle. Mittaamisen ja kehittämisen kautta pystytään optimoimaan sekä tuottavuutta että kustannuksia työympäristön koko elinkaaren ajan.
Dataa oppimisen tueksi voidaan kerätä monin tavoin. Erityyppisten tilojen käyttöasteita voidaan mitata antureilla, joko jatkuvasti tai vaikkapa tietyin väliajoin toistuvien mittausjaksojen ajan. Havainnointimittauksilla ja haastatteluilla voidaan seurata tilojen käyttötapoja sekä esimerkiksi työrauhaan, tuottavuuteen ja hyvinvointiin liittyviä indikaattoreita.
- Eniten yllätyksiä ja muutostarpeita löydetään tyypillisesti neuvottelutiloista. Jos esimerkiksi huoneissa on usein vain yksi henkilö, työympäristössä on todennäköisesti liian vähän tiloja puhelin- ja verkkopalavereille tai keskittyneelle yksilötyölle. Jos taas neuvottelutilat ovat usein varattuja sisäisiin palavereihin, työympäristöön kannattaa tuoda lisää ryhmätyölle soveltuvia alueita.
- Työtiloissa on tärkeää seurata eri työpisteiden suosiota. Jos jokin alue on vähällä käytöllä ja toisessa on jatkuvaa ruuhkaa, tasapainottavilla muutoksilla saadaan aikaan merkittäviä parannuksia henkilöstön tyytyväisyyteen ja arjen sujuvuuteen. Jokainen turha työpiste on ylimääräinen kustannus, kun taas sopivien tilojen haeskelu tuhlaa tehokasta työaikaa.
- Monitilaympäristöjen toimivuus edellyttää selkeitä pelisääntöjä. Tilankäyttöä havainnoimalla saadaan palautetta siitä, miten hyvin sovittuja toimintatapoja noudatetaan. Jos esimerkiksi hiljaisilla alueilla pidetäänkin pikapalavereita tai vapaaseen käyttöön tarkoitettuja työpisteitä aletaan varailemaan, tilanne voidaan oikaista käymällä pelisääntöjä yhdessä läpi. Yhteisen sävelen palauttaminen varmistaa, että kenenkään aikaa ei tuhlaannu helposti vältettäviin järjestelyihin.
Elinkaariajattelu syrjäyttää osta ja unohda -mentaliteetin
Paraskaan työympäristö ei säily optimaalisena vuosikausia, kun tarpeet ja työtavat muuttuvat. Suunnitteluratkaisuja kannattaakin ajatella yhä vahvemmin dynaamisina johtamisen välineinä: työympäristöllä voidaan ohjata organisaatiota kohti tavoiteltua muutossuuntaa.
Työympäristön suunnitteluun kannattaakin suhtautua kuten mihin tahansa muutokseen: hyvä valmistautuminen ja tavoitteellinen johtaminen ovat tärkeitä onnistumisen edellytyksiä. Erityisesti kannattaa huomioida, että kyse on kertaluontoisen projektin sijaan jatkuvan kehittämisen prosessista. Osta ja unohda -toimintatavalla oppimisen tuomat hyödyt jäävät käyttämättä.
Monitilaympäristöt pienentävät tilantarvetta perinteiseen toimistoympäristöön verrattuna heti kättelyssä tyypillisesti 10-40 %. Kun työympäristön käyttöä mitataan ja optimoidaan koko elinkaaren ajan, saadaan lisähyötyjä sekä tila-, kaluste- että energiakustannuksissa – henkilöstön tyytyväisyyden, hyvinvoinnin ja tuottavuuden lisäksi.
Lue Kati Tammilehdon blogista, kuinka PwC:llä työympäristö kehittyy jatkuvasti.
Tutustu myös business whitepaperiimme.
