Espoon kaupungin talous- ja henkilöstöhallinto tarvitsi 200 työntekijälleen uudet muuntautumiskykyiset ja hyvinvointia tukevat sekä organisaation tulevaisuuden tarpeita vastaavat tilat. Muutosprojekti toteutui pääosin vuosien 2017-2018 aikana.
Pidemmän tähtäimen tavoite ja kannustin muutosprojektille oli vuoteen 2035 katsova Espoon kaupungin toimitilavisio, joka määrittelee kaupungin tiloihin liittyvät päämäärät.
Työympäristömuutoksen tavoitteena oli luoda koko käyttäjäkuntaa palvelevat tilat. Oleellista oli muodostaa tilakokonaisuus, jossa työntekijöillä on mahdollisuus valita aina tarpeidensa mukaan sellainen työtila, jossa omat työtehtävät kulloinkin luonnistuvat parhaiten. Lisäksi muutosprosessilla pyrittiin tilatehokkuuteen.
Muutos ohjaa katseen tulevaisuuteen
Alkujaan eri rakennuksissa toimineet henkilöstö- ja talouspalveluiden yksiköt siirtyivät muutoksen myötä samoihin työtiloihin, Kamreerintie 5:n toimitaloon.
Muutoksen toteutuksen työkaluksi Espoon kaupunki valitsi Martela Lifecycle -elinkaarimallista tarpeisiinsa sopivat määrittely- ja suunnittelupalvelut.
Työympäristön muutos aloitettiin lähtötilanteen määrittelyllä, joka piti sisällään johdon kanssa käydyn tavoitekeskustelun, koko työyhteisölle toteutetun työympäristökyselyn, työtilan käyttöasteen mittauksen sekä henkilöstön osallistavat työpajat. Työympäristömuutoksen suunnitteluvaihe käsitti puolestaan koko muutoksen kattavan konsepti- ja luonnossuunnitelman, sisustussuunnitelman sekä henkilöstön pop up -työpajat, joissa toivottua muutosta hahmoteltiin yhdessä.
Muutosprosessin kolmannessa vaiheessa oli konkretian eli toteutuksen aika. Tämä piti sisällään henkilökunnan muuton sekä niin uusien kuin vanhojen kalusteiden kuljetukset uusiin tiloihin ja kalusteiden kierrätyksen.
Koko henkilöstö mukana
Kohteen muutosprosessi aloitettiin tärkeimmällä eli henkilökunnan ja esimiesten osallistamisella. Vuoden 2017 alussa selvisi, mikä toinen yksikkö tiloihin muuttaa: tällöin muutosprosessiin otettiin mukaan Espoon henkilöstöpalvelut. Myös henkilöstöpalveluiden henkilökunta ja esimiehet osallistettiin muutokseen.
Kartoittamisvaiheessa saatiin tärkeää tietoa kahden eri organisaation työtapojen ja -kulttuurien eroista ja yhteneväisyyksistä. Saadun tiedon pohjalta määriteltiin, millaisia erilaisia tiloja työympäristössä tuli olla ja kuinka paljon sekä mihin näiden tilojen tulisi sijoittua. Martela vastasi koko suunnitteluprosessin toteuttamisesta.
Tarpeita vastaavat tilat – myös tulevaisuudessa
Espoon henkilöstö- ja talouspalveluiden muutosprojekti valmistui loppuvuodesta 2018. Kaupunki odotti prosessilta käyttäjälähtöistä ja kestävän kehityksen arvojen mukaista suunnittelua, muutosjohtamisen jatkuvaa tukea sekä muuttojen ja kierrätysten organisointia ja toteutusta. Martela Lifecycle -elinkaarimallin mukaisesti organisoitu muutosprojekti vastasi asiakkaan toiveisiin.
Pyrkimyksenä oli luoda viihtyisä, monimuotoinen työympäristö, joka vastaa tilansäästötavoitteisiin sekä tukee henkilökunnan törmäyttämistä ja sujuvampaa yhteistyötä. Nämä tavoitteet saavutettiin.
”Uusissa viihtyisissä työtiloissa voimme lisätä yli tiimirajojen tehtävää yhteistyötä, kehittää työn tekemisen tapoja entisestään sekä edetä paperista luopumisen polulla. Toimiva työympäristö kohentaa osaltaan myös työnantajakuvaamme ja näin ollen houkuttelee taloon uusia osaajia”, Espoon kaupungin henkilöstöpalvelujen johtaja Jutta Takala kertoo.
