Yhteishenki on kaikki kaikessa

Etätyön yleistyessä on herännyt kysymys, menettääkö toimisto pian merkityksensä samalla tavoin kuin faksi aikoinaan. Tietävätkö pian vain kokeneemmat työntekijät, mikä toimisto on ja miten se joskus toimi? Näyttää kuitenkin epätodennäköiseltä, että toimiston merkitys vähenisi, sillä yhteisöllisyys asuu ihmisissä syvällä ja fyysisen läheisyyden myötä vahvistuva yhteishenki on arvokkaampaa kuin koskaan.

WFH Research -tutkimusryhmän koostamien tietojen mukaan pandemia nopeutti monipaikkaiseen työhön siirtymistä vauhdilla, joka vastasi 30 vuoden kehitysloikkaa. Tapoja vastata tähän muutokseen jouduttiin kehittämään nopeasti, eikä kaikkia näkökulmia ehditty ottaa huomioon. Tilanteen tasaannuttua on aika pohtia, mihin tasapainon halutaan asettuvan. Arvioiden mukaan yksilöt haluaisivat tehdä etätöitä keskimäärin päivän enemmän viikossa, kuin mihin työnantajat ovat valmiita.

Miksi ja milloin toimistolle tultaisiin, ja millainen toimiston tulisi olla?

Vastausta haarukoidaan Martelan uudistuneessa työympäristökyselyssä. Sen perusteella kolme tärkeintä tekijää ovat kohtaamiset, yhteistyö ja keskittyminen. Erityisesti toive kohtaamisista haastaa työnteon joustavuutta: jos kaikki liikkuvat omien aikataulujensa mukaan ja tekevät noin puolet ajasta etätyötä, todennäköisyys kohtaamiselle toimistolla on alle 20 prosentin luokkaa. Kohtaamiset, yhteistyö ja keskittyminen eivät toteudu yhtä aikaa eivätkä yhdessä tilassa. Siksi tila- ja kalustesuunnittelussa on tärkeää luoda erilliset vyöhykkeet keskittymiselle, ryhmätyölle, tiedonvaihdolle ja palautumiselle.

Toimiva työyhteisö tarvitsee yhteistä sopimista ja pehmeää ohjausta siitä, milloin ja millaisia tehtäviä varten toimistolle tullaan. Monissa organisaatioissa hyviksi käytännöiksi on jo ehditty todeta esimerkiksi kasvokkaiset kahdenkeskiset sparrauskeskustelut, vain paikan päällä pidettävät työpajat, luovuutta vaativat palaverit, tiimien lähipäivät, yhteiset kahvitauot ja vapaamuotoiset after workit. Erityisen tärkeää kohtaamisten sopiminen on niissä organisaatioissa, joissa henkilöstö on vaihtunut tai kasvanut voimakkaasti.

"Yhteisöllisyys ja sen luominen uudestaan etätyön jälkeen ottaa aikaa, mutta jos tilat tukevat sitä, se auttaa asiassa paljon."

-Työympäristökyselyyn vastannut asiantuntija, yksityinen sektori

Niina Nurmi, organisaatiopsykologian ja organisaatiokäyttäytymisen tutkija Aalto-yliopistosta, kannustaa organisaatioita uudistamaan käytäntöjään hybridityön aikakaudella. Hänen esittämänsä uudelleenkäynnistyksen neljä vaihetta ovat seuraavat:

Ensinnäkin, organisaatioiden tulee sopia uusista toimintatavoista ja normeista, jotka tukevat monipaikkaisuutta. Tämä tarkoittaa esimerkiksi selkeitä ohjeita siitä, miten etä- ja lähityö yhdistetään ja miten kommunikaatio hoidetaan eri sijaintien välillä.
Toiseksi, on tärkeää päättää, miten etä- ja lähityö rytmittyvät tukemaan tiimien tarpeita, ei pelkästään yksilön tarpeita.
Kolmanneksi, uuden organisaatiokulttuurin luominen ja juurruttaminen vaatii aktiivisia toimenpiteitä.
Neljänneksi, on varmistettava, että yksilöiden odotukset ja tarpeet ymmärretään, jotta tavoitteet voivat toteutua.

Jotta organisaation uudelleenkäynnistys onnistuisi, on tärkeää ensiksi ymmärtää, miten nykyiset toimintatavat koetaan organisaatiossa ja tarkastella, toimivatko sekä yksilötyö että tiimityö nykyisin halutulla tavalla. Tarvitaanko lisätukea halutun kaltaisen kulttuurin rakentamiseen? Samalla on olennaista arvioida, ovatko organisaation työtilat ajan tasalla ja vastaavatko ne nykyisiä toimintatapoja ja työskentelykulttuuria. Onko tarpeen päivittää ja muokata työtiloja paremmin vastaamaan organisaation nykyistä työskentelytapaa?

Autamme mielellämme, jos mietit miten työympäristö saadaan paremmin tukemaan henkilöstön yhteispeliä.
Ota yhteyttä