Monitilatoimisto voi houkutella työntekijät lähityöhön tai työntää heidät etäilemään – tunnistatko näitä piirteitä omasta työtilastanne?

Perinteinen tilajako eli ”koppikonttori”

Perinteinen toimistotilan jako henkilökohtaisiin työhuoneisiin tai muutaman hengen kesken jaettuihin työhuoneisiin on varsin tehoton tapa käyttää toimitilan neliömetrit: esimerkin 600 m² tilaan mahtuu vain 25 työpistettä ja viisi neuvottelutilaa. Jokainen huone verottaa omat hukkaneliönsä ja tilaa halkoo pitkä käytävä, jonka ainoa käyttötarkoitus on mahdollistaa tilassa liikkuminen. Tällöin tilatehokkuus, eli tilan määrä per työntekijä, on 24 m²/henkilö.

Työhuoneet ovat alun perin – yli vuosisata sitten – suunniteltu johtajien käyttöön, ja myöhemmin niitä on käytetty paljon myös muiden esimiesten ja asiantuntijoiden työtiloina. Työrauha umpinaisissa huoneissa on hyvä ja ne takaavat hyvän mahdollisuuden esimerkiksi luottamuksellisten keskustelujen käymiseen, mikäli huoneiden rakenteet ovat hyvin ääntä eristäviä. 

Koppikonttorissa visuaalinen yhteys työntekijöiden välillä on vähäistä. Työntekijät eristäytyvät toisistaan samalla tavoin kuin etätöissäkin, jolloin tilajako ei tue yhdessä tekemistä, kohtaamisia tai yhteisöllistä organisaatiokulttuuria. 

Paljonko tilaa erilaiset toimistotyypit tarvitsevat?
Huonetoimisto 24 m²/hlö
Avotoimisto 12 m²/hlö
Monitilatoimisto 10-12 m²/hlö

Avotoimisto

Avotoimiston tilatehokkuus on koppikonttoria merkittävästi parempi, sillä samaan 600m² tilaan mahtuu kaksinkertainen määrä, eli 50 työpisteitä. Tilatehokkuus on vastaavasti huonetoimistoa puolet tehokkaampi, eli 12 m²/henkilö.  Tiivis tila vaatii kuitenkin veronsa, ja perinteisen avotoimiston haasteet liittyvät usein työrauhan häiriintymiseen. 

Perinteisessä avokonttorissa kaikilla on omat nimetyt työpisteet, jolloin jotkut työntekijöistä saavat aina kehnoimmat ja levottomimmat työpisteet esimerkiksi oven tai vessojen vierestä. Erityisesti työrauhan näkökulmasta avokonttori toimii ennemmin työntövoimana pois toimistolta, ja ihmiset jäävät mieluiten etätöihin.

Lue myös: Etätyön riskit konkretisoituvat vauhdilla, mutta paluu toimistolle on näin yksiselitteistä

Monitilatoimisto yhdistää koppikonttorin ja avokonttorit hyödyt, ja minimoi haitat.

Toimiva monitilatoimisto

Monitilatoimisto on avokonttorin ja työhuoneiden edut yhdistävä toimistokonsepti, joka alkoi kehittyä 2000-luvun alussa. Monitilatoimiston taustalla on muun muassa teknologinen kehitys, jossa työpisteen kiinteistä työvälineistä - kuten pöytäkoneet ja pöytäpuhelimet - luovuttiin, ja työtä on voinut tehdä ilman sidosta yhteen ja samaan työpisteeseen. Siinä missä perinteisessä avotoimistossa ja koppikonttorissa työpiste on ollut paikka missä kunkin työvälineet, paperit ja kansiot sijaitsivat, perustuu monitilatoimisto siihen, että työtä voidaan tehdä oman työpisteen sijaan siellä missä kunkin työtehtävän kannalta on paras. 

Koska työpisteet eivät juuri missään organisaatiossa ole 100-prosenttisella käytöllä, voidaan samankokoiseen (600m²) toimitilaan suunnitella toimisto, joka palvelee avotoimiston tavoin 50 työntekijää tarjoten kuitenkin paljon monipuolisemman valikoiman erilaisia tiloja ja mahdollisuuden säädellä omaa työrauhaa. Tällöin myös tila on tehokkaammassa käytössä kuin koppikonttorissa, ja tilatehokkuusluku on sama kuin avotoimistossa, eli 12 m²/henkilö. Tehokkaimmin suunnitelluissa monitilatoimistoissa päästään jopa alle 10 m²/henkilö tilatehokkuuslukuihin.

Laskennallisesti 60 työntekijälle riittää työtehtävistä riippuen 40–50 yhteiskäyttöistä työpistettä, mikä vapauttaa aiempaan avotoimistoesimerkkiin verrattuna neliöitä muuhun. Työpisteiden lisäksi esimerkkikuvan monitilatoimistoon on sijoitettu 

• 4 neuvottelutilaa 
• 4 äänieristettyä puhelin- ja neuvottelukoppia
• Paljon erilaisia tiloja yhteistyölle
• Spontaanisen kohtaamisen paikkoja
• Hiljainen tila keskittymistä vaativalle työlle

Monitilatoimisto sopii erityisesti organisaatiolle, jossa tehdään jonkin verran etätöitä, mutta työntekijöiden toivotaan työskentelevän enenevissä määrin myös toimistolla. Työntekijöillä on aivan uudenlainen vapaus valita työskentelyalue parhaiten sopivaksi kullekin työtehtävälle. Monitilatoimistoissa tyypillisesti luovutaan nimetyistä työpisteistä, jolloin jokainen saa tilalle käyttöönsä jopa kymmeniä uusia vaihtoehtoja. Mikäli toimistotilaa on käytössä runsaasti, monitilatoimiston voi suunnitella myös niin, että kaikilla on oma työpiste, ja toimistoon lisätään yhteistyötä ja työrauhaa tukevia elementtejä.

Lue lisää työympäristösuunnittelusta!

Työympäristösuunnittelu auttaa kohti toimivaa monitilatoimistoa

Onko organisaatiossasi käynyt niin, että toimistonne ei aivan vastaa työnteon tarpeita, mutta ette myöskään tarkalleen tiedä, mitä tilassa kannattaisi tehdä? 

Me Martelassa suunnittelemme toimitilasi perustuen pitkään kokemukseen, viimeisimpään tutkimustietoon ja käyttäjien tarpeisiin. 

Lue lisää työympäristösuunnittelusta!

Tai jätä yhteystietosi, niin olemme sinuun yhteydessä!