Blog: Arja-Liisa Kaasinen, Workplace Planning Director, Martela, 2008-2016
Informasjonsarbeidere finner seg stadig under mer press. Det er mye informasjon som skal fordøyes og kollektive arbeidsmetoder som lover økt effektivitet, fører til stress hvis felles driftsmodeller ikke er avtalt.
Utviklingen av en arbeidsplass som fremmer velvære og produktivitet, blokkeres av delvis optimalisering så altfor ofte. Arbeidsstedet er en dynamisk enhet med fysiske, sosiale og digitale dimensjoner.
Sammen kan disse dimensjonene øke kognitiv ergonomi, det vil si menneskets mulighet til å behandle informasjon, som er avgjørende i informasjonsarbeid. Derfor er det ikke nok å fokusere bare på én av disse dimensjonene. Bare når vi vurderer begrensningene i menneskets sinn, kan vi skape et godt miljø for å lykkes og trives på jobb.
Menneskesinnet liker et logisk organisert miljø
Opplevelsen av det fysiske miljøet kan påvirkes ved hjelp av planlegging og interiørdesign i rommet. Plassløsninger har en tydelig og direkte innvirkning på velvære og arbeidsflyt. Vi kan for eksempel forbedre belysning og lydforhold, designe gode passasjer og skape muligheter både for rolige arbeidsomgivelser der man kan konsentrere seg samt for sosiale aktiviteter.
Når de nødvendige elementene, utstyret og personene er enkle å finne på logiske steder, er det ingen som kaster bort tid på å lure eller lete. Brukerorientert planlegging av arbeidsområdet støtter aktiviteter for både ansatte og besøkende; lokaler som er enkle å se for seg, som er naturlige å bevege seg i, oppholde seg i og hvor det føles enklere å utføre oppgavene sine i.
Passende valg av møbler som støtter fysisk ergonomi gir deg muligheten for forskjellige arbeidsstillinger og kan hjelpe deg i arbeidet ditt. Harmoniske farger, herlig planteliv og et inspirerende interiør støtter mental velvære.
Fellesregler hjelper det sosiale miljøet
Selv om alt i rommet som møbler og materialer er grundig gjennomtenkt, er ikke dette nødvendigvis nok for å skape kognitiv velvære. Aktivitetsbaserte miljøer fungerer best når man har felles og tydelige retningslinjer.
I tillegg til den fysiske virkeligheten påvirkes arbeidet vårt av kulturen og det sosiale miljøet i arbeidsfellesskapet. Sett fra et kognitiv ergonomi-perspektiv, er klare regler nøkkelen. Viktige grunnsteiner er å forstå felles mål og tydelig kommunikasjon.
Det er for eksempel viktig å avtale hvor i kontoret kollegaene dine kan forstyrres eller hvor man kan snakke og le, uansett hvor høyt. På samme måte fortjener stillhet sitt eget område.
Med klare regler er det ingen som lurer på hvordan de skal oppføre seg i forskjellige situasjoner og ingen oppfører seg på en måte som ikke er passende.
Hjelper digital teknologi deg i arbeidet ditt, eller fører det bare til mer stress?
Det er viktig at arbeidsfellesskapet vurderer om systemene og utstyret for det digitale miljøet er oppdatert. Fungerer teknologien på en slik måte at den virkelig støtter arbeidet ditt og gjør det enklere?
Kognitiv ytelse hemmes for eksempel av teknologisk stress hvis systemer ikke fungerer på riktig måte, hvis tilkoblinger er trege, hvis kompetansen mangler eller hvis det er overflødig bruk av sosiale medier. Folk er forskjellige når det gjelder hva de kan tolerere. Enkelte bryr seg ikke om blinkende lys og pipelyder mens andre finner dette svært irriterende.
Det er en god idé å organisere arbeidsdagen slik at den har et jevnt tempo. Én måte å gjøre dette på, er å planlegge når du skal lese og svare på e-postmeldinger og deretter å koble fra alle varsler og alarmsignaler resten av tiden. Du kan bruke hjelpemidler som digitale notater, lister og tidspunkter reservert for å utføre bestemte rutineoppgaver. Alt som hjelper med å strukturere arbeidsdagen og redusere avbrytelser vil støtte minnet ditt og holde hjernen opplagt.
Når mange kontorer er utformet med trådløse nettverk og er det enkelt å koble opp arbeidsutstyr til for eksempel skjermer eller mikrofoner, unngår du mange problemer.
Utvikle et arbeidsmiljø betyr å se etter harmoni
Det er viktig for hjernen og de generelle kognitive evnene at du kan arbeide i et godt fellesskapet og med enheter som fungerer på riktig måte og at du har et hyggelig interiør som støtter aktivitetene dine.
Et vellykket design av arbeidsmiljøet må utvikle det fysiske, sosiale og digitale miljøet i harmoni. Konklusjonen er at du ikke skal optimere bare én av disse, men alle tre.