Työympäristökehittämisen tärkeimmät trendit

Koronaviruspandemia on mullistanut työelämän käytäntöjä ja työympäristöjä. Terveysturvallisuus on otettava huomioon, ja etätyö on tullut lähityön rinnalle. Paikkariippumaton työ on tullut jäädäkseen.

Yhä useampi työyhteisö siirtyy hybridityöskentelyyn, jolloin toimitilatarvetta tarkastellaan entistä laajemmin kustannusten kannalta. Kasvanut tietoisuus ilmastonmuutoksesta ja hiilijalanjäljen pienentämisen tarpeet luovat painetta huomioida vastuullisuuskysymykset muun muassa energiankäytössä, ja tuotteiden elinkaareen ja kiertotalouden toimivuuteen kiinnitetään yhä enemmän huomiota.

Toimistojen tärkeys säilyy, vaikka niiden rooli muuttuu: kohtaamisia ja läsnäoloa tarvitaan etenkin kehitystyön ja innovoinnin vauhdittajina. Yhteisöllisyys ja yhteistyö ovat keskeisiä myös työhyvinvoinnin ylläpitäjinä. Työympäristön houkuttelevuuden ja toimivuuden merkitys kasvaa.

Hybridityöhön siirtyminen ja kasvavat vastuullisuuden vaatimukset ovat vahvimmat työympäristökehittämiseen vaikuttavat trendit.

Toimintaympäristön muutokset ja vastuullisuuden vaatimukset koskevat myös oppimisympäristöjä. Hybridioppiminen, opetussuunnitelmien muutokset ja oppivelvollisuuden laajentaminen muuttavat oppilaitosten ja koulujen työskentelytapoja ja tilatarpeita.

Kun vaatimukset ja työn tekeminen muuttuvat, yritykset ja organisaatiot miettivät, miten ja millaisissa ympäristöissä työtä tehdään. Työympäristön rooli yrityksen tavoitteiden saavuttamisessa ymmärretään yhä paremmin. Moni on havainnut tiloissaan päivitystarpeen, mikä näkyy kustannustehokkaiden, entistä joustavampien toimitilaratkaisujen kasvavana kysyntänä. Myös helposti käyttöön otettavien etätyöpisteiden tarve on kasvanut.

Toimistot hybridimallin tueksi

Työn tekemisessä etsitään lähi- ja etätyön tasapainoa. Sekä digitaalisen että fyysisen työympäristön on pystyttävä tukemaan tekemistä. Organisaatiolla, tiimillä ja yksilöllä on omat tarpeensa: käyttäjä hakee ergonomiaa ja viihtyvyyttä. Hän tarvitsee myös tiloja keskittymistä vaativaan työhön, johon kaikilla ei ole etätyössä mahdollisuutta. Tiimi tarvitsee vuorovaikutusta ja tiloja yhteistyöhön. Organisaatio tähtää tuottavuuteen, työhyvinvoinnin kasvattamiseen ja vastuullisuuskriteeriensä täyttämiseen. Suuri kysymys on, miten tehdä toimistoista viihtyisät, vastuulliset ja tehokkaat, hybridimalliin sopivat.

Kalustehankinnoissa ollaan siirtymässä toimintamalliin, joka on tehty jo IT-välineiden suhteen: omistamista tärkeämpää on toimivuus ja joustavuus, joten kuukausimaksuun perustuvan palvelumallin suosio kasvaa. Pelkkä tuolin ja pöydän kilpailutus ei huomioi tuotteiden koko elinkaarta, kun taas palvelumalli hyödyntää kiertotalousajattelua. Ostokäyttäytymisen muutos edellyttää tietoa vaihtoehdoista ja niiden vaikutuksista vastuullisuuteen.

Laatua ja hyvinvointia

Laadun merkitys kasvaa. Kalusteiden ja tilojen laatu vaikuttaa työviihtyvyyteen ja -tehokkuuteen sekä työhyvinvointiin. Pandemian aikana on tehty usein lyhyen tähtäimen toimenpiteitä, mutta yritysten ja organisaatioiden on katsottava myös pidemmälle, jolloin korostuu ratkaisujen pitkäikäisyys ja elinkaariajattelu, mutta samalla myös joustavuus. Isot työympäristön muutosprojektit vaihtuvat pieniin päivityksiin ja työympäristö elää liiketoiminnan ja henkilöstön tarpeiden mukaan, entistä reaaliaikaisemmin.