Martelan asiakasrekisterin tietosuojaseloste
1 Rekisterinpitäjä
Martela Oyj
Miestentie 1
02150 Espoo
Puh. +358 10 345 50
asiakaspalvelu@martela.fi
(jäljempänä ”me” tai ”Martela”)
2 Rekisteriasioiden yhteyspiste
Tietosuojavastaava
gdpr@martela.com
Kaikki tätä tietosuojaselostetta koskevat yhteydenotot, pyynnöt ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kysymykset pyydetään toimittamaan yllä mainittuun osoitteeseen.
3 Rekisterin nimi
ASIAKASREKISTERI
4 Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet?
Martela käsittelee henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin. Henkilötietojen käsittely perustuu kulloinkin soveltuvaan oikeusperusteeseen.
Sopimuksen täytäntöönpano
Käsittelemme henkilötietoja silloin, kun käsittely on tarpeen sopimuksen toteuttamiseksi tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden tekemiseksi.
Henkilötietoja käsitellään tällöin:
- tarjouspyyntöjen käsittelemiseksi;
- tuotteiden ja palveluiden myymiseksi, toimittamiseksi ja toteuttamiseksi;
- tilausten, toimitusten ja palautusten hoitamiseksi;
- asiakassuhteen hoitamiseksi;
- asiakaspalvelun ja yhteydenottojen hoitamiseksi; sekä
- laskutuksen, maksujen ja sopimusten hallitsemiseksi.
Oikeutettu etu
Käsittelemme henkilötietoja Martelan oikeutetun edun perusteella silloin, kun käsittely liittyy asiakassuhteen ylläpitämiseen, liiketoiminnan kehittämiseen tai palveluiden turvallisuuden ja toimivuuden varmistamiseen.
Henkilötietoja käsitellään tällöin:
- asiakassuhteiden ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi;
- yritysasiakkaille suunnatun markkinoinnin toteuttamiseksi;
- palveluiden, verkkosivustojen ja liiketoiminnan kehittämiseksi;
- verkkosivuston chat-toiminnon tarjoamiseksi, kehittämiseksi ja laadun varmistamiseksi;
- asiakaskokemuksen mittaamiseksi ja analysoimiseksi;
- verkkopalveluiden käytön analysoimiseksi;
- markkinoinnin kohdentamiseksi sekä palveluiden ja asiakaskokemuksen kehittämiseksi;
- väärinkäytösten estämiseksi; sekä
- tietoturvan sekä palveluiden turvallisuuden ja toimivuuden varmistamiseksi.
Martela huolehtii siitä, että oikeutettuun etuun perustuva käsittely on oikeasuhtaista eikä syrjäytä rekisteröidyn oikeuksia ja vapauksia.
Suostumus
Voimme käsitellä henkilötietoja myös rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.
Henkilötietoja käsitellään tällöin:
- sähköisen suoramarkkinoinnin toteuttamiseksi yksityisasiakkaille;
- uutiskirjeiden lähettämiseksi; sekä
- evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden käyttämiseksi siltä osin kuin kyse ei ole verkkopalveluiden toimivuuden kannalta välttämättömistä evästeistä tai teknologioista.
Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa.
Lakisääteinen velvoite
Käsittelemme henkilötietoja myös silloin, kun käsittely on tarpeen Martelaa koskevien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Henkilötietoja käsitellään tällöin:
- kirjanpito- ja verotusvelvoitteiden hoitamiseksi;
- reklamaatioiden käsittelemiseksi;
- viranomaispyyntöihin vastaamiseksi; sekä
- muiden lainsäädännön edellyttämien velvoitteiden täyttämiseksi.
Martela voi hyödyntää palveluidensa tuottamisessa, kehittämisessä, asiakaspalvelussa ja viestinnässä myös tekoälyyn perustuvia ratkaisuja. Huolehdimme siitä, että tekoälyyn perustuvien ratkaisujen käyttö toteutetaan asianmukaiset tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset huomioiden.
Martela ei tee rekisteröityihin kohdistuvaa automatisoitua päätöksentekoa, jolla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai muita vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
5 Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn, kuten koulutettavien, henkilötietoja:
Perus- ja yhteystiedot
- nimi
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- osoitetiedot
- tehtävänimike
- yritys ja organisaatiotiedot
Asiakkuus- ja sopimustiedot
- asiakasnumero
- tilausta, toimitusta ja laskutusta koskevat tiedot
- tarjouspyyntöjä koskevat tiedot
- sopimuksia ja asiakkuutta koskevat tiedot
- asiakaspalvelu- ja yhteydenottotiedot
- maksuihin ja palautuksiin liittyvät tiedot
Markkinointi- ja viestintätiedot
- suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
- uutiskirjeiden tilaus- ja peruutustiedot
- markkinointiviestinnän kohdentamiseen liittyvät tiedot
- tapahtuma- ja kampanjaosallistumisia koskevat tiedot
Verkkopalveluiden käyttöä koskevat tiedot
- IP-osoite
- evästeisiin ja muihin vastaaviin teknologioihin liittyvät tiedot
- selainta ja päätelaitetta koskevat tiedot
- verkkosivustojen käyttö- ja lokitiedot
Muut rekisteröidyn toimittamat tiedot
- yhteydenottojen, palautteiden, chat-keskustelujen ja muiden viestien sisältö
- mahdolliset kysely- ja asiakastyytyväisyysvastaukset
- muut rekisteröidyn antamat tiedot.
6 Mistä saamme tietoja?
Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröidyltä itseltään, rekisteröidyn edustamalta organisaatiolta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta sekä verkkosivustojen ja muiden digitaalisten palveluiden käytön yhteydessä evästeiden, verkkoseurantatyökalujen ja muiden vastaavien teknologioiden avulla.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.
7 Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia IT-, analytiikka-, markkinointi-, viestintä- ja muiden palveluiden kumppaneita.
Voimme luovuttaa henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme siltä osin kuin se on tarpeen tuotteiden ja palveluiden tarjoamiseksi, toimittamiseksi tai toteuttamiseksi taikka tarjouspyyntöjen ja asiakassuhteen hoitamiseksi.
Martelan muuttopalveluiden yhteistyökumppanina toimii Niemi Palvelut, jolle henkilötietoja voidaan luovuttaa muuttopalveluihin liittyvien tarjouspyyntöjen ja palveluiden toteuttamiseksi.
Tietoja voidaan luovuttaa myös Martela-konserniin kuuluville yhtiöille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa.
Tietoja saatetaan lisäksi luovuttaa viranomaisille pakottavan lainsäädännön edellyttämissä tilanteissa.
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti EU:n ja ETA:n alueella. Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen asianmukaisesta suojauksesta lainsäädännön edellyttämällä tavalla esimerkiksi hyödyntämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muita soveltuvia suojamekanismeja.
8 Miten suojaamme henkilötiedot?
Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on työtehtäviensä perusteella oikeus käsitellä henkilötietoja. Henkilötietoja voivat käsitellä myös Martelan lukuun toimivat palveluntarjoajat ja yhteistyökumppanit tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin.
Henkilötiedot suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla tietoturvatoimenpiteillä. Käytämme esimerkiksi käyttöoikeuksien hallintaa, tunnistautumista, teknisiä suojausratkaisuja sekä muita tarvittavia keinoja henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, häviämiseltä tai muulta lainvastaiselta käsittelyltä.
Edellytämme myös palveluntarjoajiltamme ja yhteistyökumppaneiltamme asianmukaisia tietoturva- ja tietosuojatoimenpiteitä.
9 Kuinka pitkään säilytämme henkilötietoja?
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai lainsäädännön edellyttämien velvoitteiden täyttämiseksi.
Henkilötietojen säilytysaika riippuu muun muassa asiakassuhteen kestosta, palvelun luonteesta sekä soveltuvasta lainsäädännöstä.
Arvioimme säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti ja poistamme tai anonymisoimme henkilötiedot, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeellista.
10 Evästeet ja muut vastaavat teknologiat
Martelan verkkosivustoilla ja digitaalisissa palveluissa voidaan käyttää evästeitä ja muita vastaavia teknologioita verkkopalveluiden toimivuuden varmistamiseksi, käyttökokemuksen kehittämiseksi, verkkopalveluiden käytön analysoimiseksi sekä markkinoinnin kohdentamiseksi.
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat käyttäjän päätelaitteelle verkkosivustoa käytettäessä. Evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla voidaan kerätä tietoa esimerkiksi verkkopalveluiden käytöstä, päätelaitteesta, selaimesta ja käyttäjän toiminnasta verkkosivustolla.
Martela käyttää verkkopalveluiden toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä sekä analytiikkaan, verkkopalveluiden kehittämiseen, käyttökokemuksen parantamiseen ja markkinoinnin kohdentamiseen liittyviä evästeitä ja teknologioita. Käyttäjän suostumusta pyydetään muiden kuin verkkopalveluiden toiminnan kannalta välttämättömien evästeiden ja teknologioiden käyttöön verkkosivustolla käytettävän evästehallintatyökalun tai muun vastaavan toiminnon kautta.
Käyttäjä voi hallita evästeasetuksiaan verkkosivustolla käytettävän evästehallintatyökalun sekä selaimen asetusten kautta.
11 Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus saada tieto henkilötietojesi käsittelystä sekä tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Sinulla on myös oikeus vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua sekä pyytää henkilötietojesi poistamista. Martela arvioi poistopyynnöt soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Lisäksi sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojesi käsittelyä soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Sinulla on lisäksi oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin sekä peruuttaa antamasi suostumus siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.
Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaista, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.
12 Muutokset tietosuojaselosteeseen
Martela kehittää palveluitaan jatkuvasti ja pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua esimerkiksi lainsäädännön muutoksiin, palveluiden kehittämiseen tai liiketoiminnan muutoksiin.
Viimeksi päivitetty: 3.6.2026